Luisteren als basis voor communicatie in hectiek

De Noorderbrug | interim adviseur communicatie fusietraject | zorg

Rust creëren in een moeilijke en chaotische tijd. Zo kwam de vraag bij ons binnen. Sylvia Sanders uit ons zelfstandigennetwerk kreeg al snel daarna de vraag om een overnametraject communicatief te begeleiden. Want toen ze er net drie weken was, viel het besluit dat zorgorganisatie De Noorderbrug zich aanbood voor overname.
Zwemmen zonder bandjes noemt ze die eerste periode zelf. In korte tijd had De Noorderbrug afscheid genomen van drie communicatiemedewerkers. Doordat Sylvia pas na hun vertrek kwam, was er amper overdracht mogelijk geweest. Er lag een eenvoudige actielijst, maar geen communicatiestrategie of uitgewerkt plan. Daar was in de roerige tijd waar ze in hadden gezeten logischerwijs geen tijd voor geweest.

Eerst moest die heel belangrijke boodschap naar iedereen, daarna heb ik de strategie en aanpak eromheen gebouwd.

En dan dat besluit. ‘Dat was lastig, er kwam zoveel op me af. Ik ben gewoon maar begonnen’, zegt Sylvia. Eerst die heel belangrijke boodschap naar medewerkers, cliënten en de buitenwereld. Daarna bouwde ze er een strategie en aanpak omheen. Dat deed ze samen met de bestuurder, die net nieuw binnen was, het managementteam en met de leidinggevenden. Gezamenlijk voerden ze het gesprek over communicatie. Wat willen we uitstralen, wat is het sentiment, hoe kunnen we daarbij aansluiten, hoe vinden we de mix van papier, live en digitaal? Dat resulteerde in een aanpak waarin naast het formele steeds een ‘lichte’ tegenhanger stond. Het filmpje waarin de medewerkers van de uiteindelijke overnamepartner ’s Heeren Loo hun nieuwe collega’s zwaaiend welkom heten is daar een mooi voorbeeld van.

De geluiden van de werkvloer, daar heb ik veel naar geluisterd.

Sylvia zocht aansluiting bij de zorgmedewerkers, ging met hen in gesprek, om uit te vinden hoe het daar leefde. Zo kwam ze tot de strategie die als kern had: we nemen ze in elke stap mee. Criteria werden gedeeld. Keuzes werden gedeeld. Overwegingen werden gedeeld. En vooral de boodschap: het is niet in beton gegoten, we doen het stap voor stap.

‘De geluiden van de werkvloer, daar heb ik veel naar geluisterd. Ik kende de organisatie niet, moest het dus hebben van wat ik hoorde van anderen. Dat luisteren is cruciaal voor het slagen van je strategie: elke keer checken hoe het leeft. Slaan we de juiste toon aan? Zitten we op het goede spoor?’ Zo kwam er veel input en zo kwam er een gezamenlijk product. En zo kwam er rust. De aanvankelijke golf van onrust sloeg om in een fusie die succesvol verliep.

Lees meer over Communicatie, Leiderschap