Persoonsgegevens die wij verwerken

Hollandse Nieuwe verwerkt jouw persoonsgegevens onder andere om een mogelijke samenwerking aan te kunnen gaan en/of omdat jij jouw persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van welke persoonsgegevens wij – onder andere en voor zover van toepassing – verwerken en de redenen waarom wij dat doen.

Bij inschrijving in ons kandidatenbestand en/of ons persoonlijke netwerk, bij sollicitatie naar een vacature, bij deelname aan een door ons georganiseerde training of bijeenkomst:

• voor- en achternaam
• geslacht
• geboortedatum
• adresgegevens
• telefoonnummer(s)
• e-mailadres
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, werkervaring
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
• motivatiebrief
• correspondentie
• gespreksnotities
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van je geschiktheid als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
• pasfoto – op vrijwillige basis

Op het moment dat je voor ons kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt, in dienst van Hollandse Nieuwe, als flexmedewerker via een uitzendbureau, of als zzp’er in het kader van een interimopdracht:

• nationaliteit
• BSN
• ID-bewijs

Als je voor ons kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt als zzp’er verwerken wij bovengenoemde gegevens alleen als dat relevant en vereist is.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties:

• naam
• contactgegevens
• functiebenaming

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens.

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder werving en selectie, interimopdrachten, persoonlijke- en organisatieontwikkeling, of om je toe te kunnen voegen aan ons personeelsbestand of onze flexpool.

Meer specifiek, jouw persoonsgegevens verwerken wij om:

• je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen geven over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij nieuwsberichten en/of opdrachtmeldingen);
• je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsberichten en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn;
• jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (als dit voor de functie relevant is), etc.;
• een relatie of opdracht met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder coaching en testen;
• kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.

Wij verwerken de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen:

• voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten;
• een zakelijke relatie te onderhouden;
• een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ons) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor we jouw gegevens verzamelen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Kandidaten (als je (nog) niet voor Hollandse Nieuwe hebt gewerkt)

• Als je niet voor of met ons hebt gewerkt zijn jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW, CV, werkervaring, opleiding, e.d.) beschikbaar tot vijf jaar na het laatste contact.
• Als je geen gebruik meer wilt maken van onze dienstverlening, kun je je uitschrijven. Dit kun je doen door dit aan te geven in een mail naar officeman[email protected]. We benaderen of bemiddelen je dan niet meer.

Als je voor Hollandse Nieuwe werkt/hebt gewerkt

• Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot vijf jaar na het einde van het dienstverband.
• Bepaalde persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor ons.

Delen van persoonsgegevens met derden

Werving en selectie- en interim kandidaten, flexwerkers, zzp’ers

Wij delen jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, in overeenstemming met de doelen zoals genoemd onder ‘Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens’ en/of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting.

Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan onze opdrachtgevers. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.  Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Zakelijke relaties

Persoonsgegevens die wij van onze zakelijke relaties hebben gekregen, kunnen wij doorgeven als dit nodig is om de doelstellingen van de zakenrelatie te verwezenlijken, dan wel voor bemiddeling. Deze gegevens kunnen we doorgeven aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bijv. gegevens verwerkers) die namens ons diensten verlenen en in alle overige gevallen waarin wij hiertoe verplicht kunnen worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Over het algemeen kun je onze website bezoeken zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Evenals veel andere websites verzamelt onze website wel automatisch bepaalde informatie over de gebruikers van de website, zoals het Internet Protocol (IP)-adres van jouw computer, het IP-adres van jouw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website die je bezoekt, de pagina’s van de website die je hebt bezocht en de informatie die je hebt bekeken, informatie over het type apparaat dat je gebruikt voor jouw bezoek aan de site, de geolocatie waar je je bevindt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheer en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen we aan derden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Wij maken gebruik van webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. We maken geen gebruik van cookies. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op de website kunnen deze cookies worden herkend.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Hollandse Nieuwe. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere, door jouw genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar [email protected].

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage echt door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs met je verzoek mee te sturen.

Maak een kopie van jouw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Je hebt de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij slaan de gegevens op in de eigen beveiligde omgeving en op beveiligde servers van een derde partij. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via [email protected].