Krachtige Communicatie Verandert #4

over type verandervraagstukken en communicatiesuccessen

Een nieuwe strategische koers, een fusie of regelgeving die verandert: bij elk type verandering is communicatie nodig. Soms blijft het bij een boodschap in content vertalen, in andere gevallen denkt communicatie mee over het grotere plaatje en de verandering zelf. Veranderen zit in ons DNA, dat las je al in de vorige editie van deze reeks. Hoe dat tot uiting komt? Lees maar door :))!

Tijdens ons onderzoek naar de (gewenste) rol en positie van communicatie bij verandervraagstukken vertelden communicatieprofessionals over hun ervaringen, in bijna 100 voorbeelden. Aan welk type verandervraagstukken hebben zij gewerkt, wat ging goed en wat kan beter? In deze vierde editie van KrachtigeCommunicatieVerandert duiken we erin en lees je drie praktijkverhalen waar wij van onder de indruk waren.

Bijvangst: meer vertrouwen van de medewerkers in de organisatie.

De cijfers
We hebben heel veel mooie ervaringen van de professionals verzameld. In totaal konden we 89 voorbeeldprojecten analyseren. Bijna de helft van de voorbeelden ging over het richten van de organisatie: het ontwikkelen van een strategische koers, een meerjarenbeleid of bijvoorbeeld het herzien van de missie en visie. Een kwart van de voorbeelden viel onder de noemer faciliteren. Hierbij kun je denken aan het aanpassen van werkprocessen, migratie naar AFAS of het opzetten van een sociaal intranet. Overige voorbeelden gingen onder andere over naamswijzigingen, bewustwordingscampagnes zoals een antirookbeleid of communicatie bij externe veranderingen zoals sloop en/of nieuwbouw.

De kracht van samen
Een communicatieprofessional van een grote organisatie in Groningen en Drenthe deelde met ons een mooi voorbeeld over het richten van de organisatie. Bij haar organisatie werd de wens uitgesproken voor een nieuwe strategie. Ze wilde nauw betrokken zijn bij de ontwikkeling hiervan en zorgde ervoor dat ze onderdeel werd van de werkgroep. De Raad van Bestuur verbond 10 mensen aan zich, waarbij ze wegbleven van de usual suspects en juist een brede vertegenwoordig door de hele organisatie zochten. Deze 10 mensen verbonden ook weer 10 mensen aan zich, enzovoort: een mooi voorbeeld van viraal veranderen. Door een brede blik en de juiste communicatie werden maar liefst 300 medewerkers betrokken bij de formulering en inhoud van de strategie. Een goede pull-georiƫnteerde aanpak! Onder andere dialoogtafels, liefdesbrieven en een routekaart waarop elke stap nauwkeurig werd bijgehouden, zetten ze in. Resultaat: een verbeterde strategie voor de komende jaren. Bijvangst: meer vertrouwen van de medewerkers in de organisatie, doordat zij zelf actief hebben meegewerkt aan die verbeterde strategie!

Flexibiliteit en dialoog waren noodzakelijk en inmiddels beweegt de instelling mee en hangt de vlag vaker uit.

Signaleren = bijdragen
Een voorbeeld van een fusie van twee organisaties, toont duidelijk het verschil tussen een focus op structuur en een focus op cultuur. De fusie werd begeleid door een gerenommeerd extern bureau. Er werd een uitgebreid veranderplan geschreven, met een duidelijk perspectief vanuit structuur (hoe gaan we de reorganisatie aanpakken bijvoorbeeld). Communicatie heeft hierop een interventie gepleegd: bij een fusie gaan ook twee culturen samen, dus aandacht voor cultuur is van groot belang. Communicatie nam positie in de stuurgroep en is gaan kijken naar wat er speelde in de organisatie. Er was aandacht voor cultuur en gedrag. Als dit initiatief niet vanuit communicatie was gekomen, was het een heel planmatige veranderaanpak geweest. Juist door aandacht te hebben voor de cultuur en de mensen in de organisatie, kregen ze de medewerkers mee in de verandering.


De invloeden van buitenaf
Ook hoorden we mooie voorbeelden van vraagstukken die draaien om de buitenwereld en bewustzijn. Een daarvan deelde de communicatiemanager van een maatschappelijke organisatie met ons. De organisatie had besloten de regenboogvlag op drie landelijke momenten in het jaar uit te hangen, als support richting de LHBTIQ+-community. Een verandering in beleid en uitvoering. Al snel kwam er onverwachts commentaar, juist vanuit deze community. Het feit dat de vlag niet uitging op momenten dat er in de (lokale) omgeving aandacht was voor de rechten van deze community, wekte bij hen de indruk dat de instelling hun niet steunde. Flexibiliteit en dialoog waren noodzakelijk en inmiddels beweegt de instelling mee en hangt de vlag vaker uit. Dit is een prachtig voorbeeld van hoe de buitenwereld de communicatie kan beĆÆnvloeden en hoe de afdeling daarmee is omgegaan.


Podcast
Tijdens de interviews hebben we nog veel meer mooie voorbeelden gehoord van de rol van communicatie bij verandervraagstukken. Nieuwsgierig? Luister naar onze podcastserie KrachtigeCommunicatieVerandert, die je binnenkort op Spotify vindt. (We houden je hier op de hoogte!)

Lees meer over Communicatie, Veranderkunde, HRM